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Gestion administrative dans l’entreprise :
comment passer du stress à la sérénité ?

Écrit par Rédaction

Si pour certains le rangement, le classement, le tri et l’organisation semblent innés, pour d’autres, retrouver en moins de trois jours le document à fournir au comptable (pour hier) est une gageure (et un parcours du combattant).

 

Avertissement : En lisant cet article, on s’amuse ! Inutile de se flageller si les papiers non traités s’accumulent, notre rapport au rangement est lié à l’enfance, aux croyances internes et à notre personnalité (les créatifs et l’ordre, comment vous dire ?) ; donc, on est doux avec soi-même et on essaie de s’améliorer (ou on délègue !).

 

La méthode des désorganisés :

 

  1. Chercher le document dans les trois cartons de papiers qui attendent dans un coin un hypothétique classement.
  2. Tenter de retrouver une version numérique en ligne (dans les mails de l’année dernière peut-être ?).
  3. En désespoir de cause, appeler à l’aide l’administration ou l’entreprise concernée et patienter trois fois 45 minutes en écoutant une musique dé-stressante (plus probablement stressante dans votre état d’énervement).

Vous lisez cet article tout en patientant au téléphone parce qu’un conseiller ou une secrétaire vous a mis en attente ? Lisez les conseils qui suivent (vous aurez sûrement le temps de les lire plusieurs fois) et passez du stress à la sérénité…

 

Une bonne gestion est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise…

 

Si vous avez un doute, tentez de ne rien gérer du tout pendant trois mois : rappels de charges, pénalités, fournisseurs mécontents… La situation peut vite devenir très inconfortable et peut mener à terme au fiasco ultime : le dépôt de bilan.

Beaucoup d’entrepreneurs commencent l’aventure professionnelle de leur vie persuadés que leur talent ou leurs compétences dans le domaine choisi sera suffisant : si vous êtes dans ce cas, atterrissez ! Non, votre talent ne suffit pas ! Il est essentiel mais insuffisant. 

La gestion administrative et la comptabilité ont tout autant d’importance l’une que l’autre et gagneraient à ne pas être confondues. 

La gestion administrative implique de s’assurer du respect de la réglementation liée à l’activité, des ressources financières nécessaires au fonctionnement de l’entreprise et aux choix qui sont faits (marketing, approvisionnement, etc) et d’assurer son fonctionnement administratif et social : le gestionnaire analyse des données comptables pour faire des choix. Le comptable traite les données financières, établit les documents comptables pour qu’ils répondent à la législation et permettent d’optimiser les comptes de l’entreprise. 

Être attentif.ve à ces deux aspects permet de faire des choix plus pertinents pour son entreprise et d’en garder le contrôle.

 

Conseil n°1 : Apprendre à « bien » déléguer.

 

Si vous confondez « déléguer » avec « ne pas s’en préoccuper », vous risquez quelques soucis. Vous pouvez bien sûr déléguer une partie du travail : déléguer la partie « comptabilité » à un expert-comptable est la solution la plus fréquemment adoptée mais il vous sera nécessaire de garder une bonne vision de cet aspect afin de prendre les décisions importantes concernant votre gestion de l’entreprise mais aussi de préparer son travail (lui envoyer un camion de déménagement pour livrer les cartons de papiers non triés n’est pas une solution acceptable).

Votre rôle va donc consister à la fois à consulter les documents qu’il vous envoie (et à en tenir compte) mais aussi à consulter, à trier et à lui envoyer les éléments essentiels à son travail.

 

Conseil n°2 : Comprendre que l’organisation est une des clés de votre réussite.

 

Vous démarrez votre année entrepreneuriale sans savoir où vous allez ? Vous n’avez aucune vision ni à court terme ni à long terme des finances, des projets que vous allez développer ou du contexte économique lié à votre activité ? Ooooh ! Comment vous dire ?

Commencez par vous organiser en établissant un planning de l’année (ou des trois mois à venir) : les projets en cours, les projets à venir, votre communication, les dépenses à prévoir, les rentrées d’argent… 

Assurez-vous que ces éléments ne soient pas incompatibles : assurer des conférences à Paris et suivre une formation à New-York ne vous sera pas possible (à moins que… vous avez le don d’ubiquité ?), livrer un client avant d’avoir terminé le processus de fabrication semble compliqué, tout comme payer vos charges peut devenir utopique si vous avez géré vos achats en les occultant.

 

Conseil n°3 : Gérer votre temps, une autre clé.

 

Vous avez plusieurs mois de retard dans votre gestion administrative et comptable ? Pas de panique ! (Enfin, si, un peu !) Il est temps de vous bouger et de consacrer du temps à rattraper ce retard. Ça va être très désagréable mais vous allez comprendre rapidement l’importance de répartir ces tâches dans votre planning et de les accomplir ensuite régulièrement.

L’idée ? On en fait un peu tous les jours…

Donc…

On ouvre le courrier et les mails tous les jours.

On paye les factures et les charges avant la date limite.

On établit un programme de tâches administratives pour la semaine et on fait le bilan en fin de semaine.

On définit des priorités : on commence par les tâches urgentes et importantes et non par celles que l’on aime faire ; définir quelles sont celles qui sont essentielles vous permettra de ne pas perdre votre temps sur des tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes ou qui peuvent être déléguées facilement.

 

Le développement de votre entreprise est lié à votre développement personnel.

 

Ranger son extérieur = ranger son intérieur :

Vous ne pouvez pas avoir une pensée claire et structurée si votre lieu de travail semble avoir été placé sur le trajet d’un ouragan (n’y réfléchissez pas, ce n’est pas possible !). Le concept du « bazar organisé » est surfait, sachez-le… À moins d’accepter de perdre des heures à chercher ce fameux document à fournir pour hier à votre comptable (vous ne l’avez toujours pas trouvé ?) et à stresser parce que « argh, grrr et sacrebleu », vous ne parvenez pas à mettre la main dessus, vous avez vraiment intérêt à être organisé.e.

Une vision claire, un gain de temps, de la sérénité… Ça y est ? Vous êtes convaincu.e ?

 

De plus, sachez que…

Vous ne pouvez pas gagner de l’argent avec votre entreprise si vos schémas de croyance sont limitants : votre inconscient bloquera systématiquement votre réussite si vous pensez que les gens riches sont de mauvaises personnes, par exemple. Il vous faut donc prendre conscience de vos schémas de pensée et reprogrammer votre inconscient si nécessaire.

 

Apprenez également à ne pas agir en fonction de vos émotions (se fâcher avec son banquier ou un gros fournisseur est-il une bonne idée ? Embaucher le fils de ces gens tellement sympathiques croisés en soirée est-il judicieux ?). Prendre le temps de la réflexion (pas de promesse en soirée, d’accord ?) en reportant vos décisions au lendemain peut permettre d’avoir le recul nécessaire pour faire des choix plus judicieux et pour mieux gérer votre entreprise.

 

Vous êtes prêt.e ? Go ! Cette année, les tâches administratives ne seront plus un problème !

 

Malgré notre avertissement, vous terminez votre lecture catastrophé·e (en contemplant un gros tas de papiers non classés) ? 

  1. Commencez par vous pardonner cet état de fait et pardonnez les personnes qui y ont contribué.
  2. Demandez-vous si cette situation vous convient.

Oui ? Tout va bien, on continue comme ça ! Non ? Passez au point suivant…

  1. Visualisez votre vie une fois que vos papiers seront triés et classés : quels seront les avantages ? Comment vous sentirez-vous ?
  2. Fixez-vous un objectif réalisable (non, tout ne sera pas classé demain !) et, chaque jour, avancez vers votre objectif.

 

Le programme en lien avec votre réussite : « Libre&Heureuse », la thérapie entrepreneuriale par Fanny Huleux.

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